Vantaggi
Essere un’azienda efficiente significa assicurare l’interoperabilità fra i propri dipartimenti aziendali: strutturare i flussi e i processi documentali garantendo l’aggiornamento e l’allineamento costante fra marketing, vendite, logistica e finance per creare efficienza, competitività e continuità di business.
I vantaggi di un sistema di gestione documentale sono significativi, perché consentono di migliorare concretamente i processi di Business, efficientando la condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda.
Sono numerosi i vantaggi operativi per il cliente che sceglie di noleggiare una multifunzione. Il ricorso al noleggio, grazie a costi certi e programmati, semplifica gli investimenti, migliora i flussi di cassa, e agevola la pianificazione finanziaria.
La rata è comprensiva dei costi per l’hardware, l’assistenza dedicata, i ricambi e i consumabili.
Inoltre, i costi di noleggio sono interamente deducibili al 100% dalle imposte, compresa l’IVA.
Un parco stampanti ben distribuito e un programma costo copia possono rivelarsi una scelta estremamente vantaggiosa per le aziende. Ottimizzerai il numero di dispositivi, aumenterai la produttività aziendale e ridurrai tempi, costi e spazio.
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Comprensione e Analisi
È fondamentale comprendere le eventuali criticità esistenti sotto un profilo documentale ma, soprattutto, gli obiettivi futuri e la capacità di spesa dell’azienda cliente. A tal fine analizziamo l’infrastruttura documentale installata e i flussi informativi esistenti, considerando gli obiettivi prefissati. Nello specifico si analizzano le seguenti aree strategiche:
- Finanza: capire esattamente dove il denaro viene speso;
- Dispositivi e consumabili: la loro efficienza, adeguatezza e costi di manutenzione;
- Flussi di lavoro: se la produttività può essere migliorata attraverso software più intelligenti;
- Documenti: se vengono stampati, archiviati, gestiti e distribuiti in maniera sicura ed efficiente;
- Impatto ambientale: dove si può risparmiare energia e ridurre le emissioni di anidride carbonica.
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Proposta
Il risultato dell’analisi consiste nella realizzazione di un “disegno” dell’attuale situazione documentale, il quale rappresenta la base su cui lavorare per raggiungere gli obiettivi prefissati.
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Implementazione
Forniremo delle nuove proposte di strutturazione documentale così pure dei suggerimenti relativi a come meglio utilizzare i sistemi installati oppure come incrementare l’attuale efficienza documentale.
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Gestione
La messa a punto della proposta da voi scelta determina il “roll out” che avrà come obiettivo la razionalizzazione e costante gestione dei flussi documentali e dell’utilizzo dei sistemi installati sulla base delle singole applicazioni documentali. Si esamineranno anche i servizi e soluzioni da attivare al fine del raggiungimento della massima produttività.
Considerando un aspetto più operativo prenderemo in considerazione le seguenti macro-aree:
- monitoraggio delle performance con reportistica dettagliata;
- installazione hardware e software, eseguita da qualificati tecnici;
- formazione dipendenti e attivazione help desk;
